¿Para qué sirve un Plan Estratégico de IT?

Plan Estratégico de IT

El Plan Estratégico de IT es un documento en el que el CTO, el CIO o el Director de Informática o de Sistemas de una organización definen la estrategia a seguir en Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) en un mediano plazo, razonablemente 3 años.  Este Plan debe tener su fuente de inspiración en el Plan Estratégico de la organización, que es el que fija los objetivos de la misma y las acciones que se llevarán a cabo para lograrlos.

El Plan Estratégico de IT debe revisar el estado actual, identificar el estado deseado y planificar las actuaciones a realizar para alcanzar estos objetivos. En otras palabras, se trata de establecer dónde estamos, a dónde queremos ir y cómo vamos a hacer para llegar allí. Las actuaciones se traducen en proyectos y cambios necesarios, tanto en los medios como en la organización.

Si bien la elaboración del Plan Estratégico de IT (en adelante PE)  es responsabilidad del CTO, CIO o Director de Informática o de Sistemas, en él deben colaborar todos los directivos relevantes de la organización, quienes deben expresar las necesidades de los Departamentos de la organización, y debe tener la aprobación del CEO o el Director General de organización así como del CFO o Director Financiero con el fin de gestionar presupuestos y ritmo de inversiones.

Unos de los beneficios del PE es identificar oportunidades de usar la tecnología de modo creativo incrementando el valor aportado por la organización a la sociedad y los mercados. Google es un ejemplo de una compañía que ha utilizado la tecnología de modo muy novedoso para redefinir y liderar el negocio de la publicidad en Internet.

Otro beneficio del PE es que mejora la comunicación entre el Departamento de IT o de Sistemas y la Dirección de la organización, poniendo en claro objetivos y expectativas, pero también recursos humanos y materiales necesarios para lograrlos.

El PE tiene que ser una declaración de cambio en la dirección deseada. No tener un PE puede significar perder oportunidades, gastar dinero en sistemas de información que resuelven el problema equivocado para la organización o que son de una dimensión que no está de acuerdo con las expectativas de la misma. Por otra parte, los planes no deben ser demasiado amplios, deben ser realistas, acordes con las limitaciones de equipos humanos y recursos económicos que la organización está dispuesta a aportar. Si estos recursos son insuficientes, un PE demasiado ambicioso puede conducir a falsas expectativas y a la frustración. Por lo tanto es necesario definir adecuadamente las prioridades de acuerdo con los objetivos y el Plan Estratégico de la organización.

 Las nuevas tecnologías

Para la elaboración del PE es muy importante la consideración de las últimas tendencias en tecnología. Aquí hay que separar la paja del trigo, no sirve acoplarse a las últimas palabras de moda utilizadas por los fabricantes y las publicaciones en IT. Es preciso considerar aquellas tecnologías que verdaderamente tienen sustancia y son relevantes para la actividad, el tamaño y el entorno de la organización. Estar muy atento y conocer las nuevas tecnologías es sumamente necesario ya que pueden introducir variantes fundamentales en el PE. Por ejemplo, la adopción de servicios en modo cloud como en el correo y colaboración puede representar un gran avance en productividad y un ahorro de costes y simplificación de la infraestructura de IT eligiendo el proveedor adecuado y haciendo una buena implantación. Pero un servicio cloud de backup y recuperación podría ser inapropiado para una organización debido a factores tales como la privacidad de los datos, el cumplimiento de normativas o simplemente el tamaño de los datos generados. Es decir que hay que considerar a conciencia las nuevas tecnologías con las oportunidades que ellas representan pero no hay que subirse alegremente al carro de las palabras de moda sin saber hacia dónde nos llevará.

El alcance del Plan Estratégico de IT

El PE debe analizar y definir la posición actual, estado deseado y actuaciones previstas en 4 grandes áreas:

  • Aplicaciones. Esta es el área que define los requerimientos para las otras y donde se debe ser muy innovador. Los Sistemas de Información son el corazón de las IT, su razón de ser. Es necesario examinar los procesos de la organización con un sentido crítico, la información que se adquiere, produce y almacena, y el valor aportado por las aplicaciones a las personas de la organización tanto para las operaciones del día a día como para la toma de decisiones.
  • Infraestructura. Este aspecto cubre la infraestructura de IT operativa de la organización: puestos de trabajo, dispositivos móviles, periféricos, datacenter, servidores, almacenamiento, redes, líneas de comunicaciones, red de telefonía y recursos externos. La gestión eficiente y el mantenimiento de la infraestructura son aspectos importantes a considerar.
  • Seguridad. Una comprensión de las amenazas, los riesgos y de las medidas a tomar para evitar las amenazas y mitigar los riesgos. En esta ámbito, las medidas sencillas de implementar y bien entendidas por todos suelen ser las más eficaces. Una excesiva complejidad en este terreno puede producir el efecto contrario haciendo a la organización más insegura.
  • Equipo humano. Se debe examinar el la organización de IT, sus estructura, funciones de cada integrante, recursos externos si los hay, y servicios prestados a la comnpañía. En este campo es necesario revisar las tareas de gestión y mantenimiento de IT así como el soporte o helpdesk brindado tanto a los usuarios internos de la organización como a clientes, proveedores y partners en relación con la compañía.

No puede hacerse un análisis de cada área como si fueran compartimientos estancos. Más bien son dimensiones de las IT que hay que evaluar no perdiendo de vista las necesidades de la organización y el valor que las TIC deben aportarle.

La arquitectura de la información

Un punto que muchas veces se omite es la la arquitectura de la información de la organización. Si los Sistemas de Información se fueron incorporando de manera ocasional, nos encontraremos frente a una cantidad de aplicaciones dispares no conectadas entre sí que almacenan datos acerca de las mismas entidades como clientes, proveedores y productos. Esto obliga a repetir la carga de datos y dificulta la actualización de los mismos. Pero el principal problema es que puede introducir contradicciones. ¿Cuál es el teléfono correcto de una persona de contacto de un cliente, el que está en el ERP, en el CRM o en la hoja de cálculo que tiene el departamento de Atención al Cliente? Es evidente que para automatizar procesos nos conviene relacionar estos sistemas, pero para ello se necesita identificar y modelar las entidades fundamentales de acuerdo con los procesos de negocio de la organización. Sólo después de esto se podrán mapear los datos almacenados por cada aplicación respecto al modelo y teniendo en cuenta los procesos de adquisición, actualización y uso, examinar la posibilidad de sincronizar las distintas representaciones de la misma entidad. Esto pertence al dominio de la disciplina conocida como MDM (Master Data Management en inglés). Si hay una idea clara de la estructura de la información que maneja la compañía, será posible integrar los sistemas y atender a exigencias de cumplimientos legales.

Conclusión

En cualquier actividad la planificación estratégica es importante, ya sea que se trate de un pequeño negocio familiar, de una gran empresa multinacional, de un organismo de la administración pública o de una organización no lucrativa. El Plan Estratégico de IT es el instrumento adecuado para definir cómo utilizar la tecnología de modo inteligente en la prosecución de los objetivos de la organización. Es la hoja de ruta que marcará las actuaciones, los esfuerzos y las inversiones en tecnología.

Muchas veces una vista externa, libre de los prejuicios y distorsiones acumulados en la organización, puede abordar el problema desde una nueva perspectiva, con una visión fresca. En esos casos, aunque la organización cuente con una Dirección de Sistemas o de IT, la contratación de un recurso externo independiente para esta tarea puede ayudar con un sentido crítico detectando huecos importantes, suposiciones infundadas. Para ello el consultor externo tiene que comprender rápidamente la misión, objetivos y cultura de la organización.

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Referencias

[1] A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning – Second Edition – [Anita Cassidy]

 

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